אנחנו משקיעים המון מאמץ באיתור וגיוס העובדים המתאימים ביותר לארגון שלנו. אבל האם אנחנו באמת נותנים להם את הכלים שהם צריכים בכדי להצליח?
תקופת קליטתו של עובד חדש בחברה היא תקופה קריטית לכל הדעות, ב-100 הימים הראשונים נדע האם העובד יתאקלם בחברה או לא, ה-"לשחות או לטבוע" של עולם משאבי האנוש. שלושת החודשים הראשונים בתפקיד יכולים להגדיר את הצלחתו של עובד שנים קדימה…
אז איך מייצרים תהליך קליטה מוצלח?
ישנם כמה חוקים שיעזרו לכם להבטיח קליטה מוצלחת של עובדים בארגון שלכם:
חוק מספר 1 –
אין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני – זכרו שאתם רוצים לחזק את הבחירה של העובד בארגון וליצור עבורו חוויה נעימה ומפתיעה- למשל הכינו סרטון קליטה שיישלח יום לפני ההגעה לארגון, בו יוסבר הליך הקליטה. הדבר יחזק את תחושת השייכות של העובד ויגרום לו להרגיש שהוא הגיע למקום הנכון עבורו.
עזרו לעובד לפגוש את "הפנים החמות" של הארגון באינטראקציות הראשונות שלו, לשם כך אפשר למשל להכין תיק קליטה שימתין על שולחנו האישי של העובד החדש.
חשוב לזכור שללוגיסטיקה יש תפקיד חשוב בתהליך קליטת עובד, זכרו שגם אם עשיתם תהליך קליטה מושלם, ויש לכם את כל הטפסים במקום- אם לעובד החדש אין מקום ישיבה נוח – התהליך יאבד מערכו.
חוק מספר 2 –
שבוע ראשון בארגון – ידע בסיסי בלבד – אנחנו מתפתים ל"העמיס" על עובד החדש את כל הידע שהוא צריך למילוי תפקידו כבר מהיום הראשון, אבל אף אחד לא יכול "לספוג" כל כך הרבה ידע בזמן כל כך קצר. זה התפקיד שלנו לעזור ללומדים ולחלק את הידע למנות קטנות.
מה קריטי לשבוע הראשון? צרו לכך יחידות למידה מתאימות, כל השאר לא צריך להיות שם. לדוגמא, לומדת תלוש שכר ביום הראשון בתפקיד, לא עוזרת לאף אחד, גם אם היא מצוינת… בשלב זה היא יכולה רק לבלבל.
שלבו את התוכן במועד הרלוונטי עבור העובד ותזכו ב"קשב" שלו עבור הדברים אותם הוא -באמת- צריך לזמן זה.
חוק מספר 3 –
על כל למידה דיגיטאלית צרו מגע אנושי – בגלל שרוב עובדי הארגון נקלטים "בטפטופים" ולא בבת אחת, יש הגיון רב בעיצוב והפקת הידע ביחידות דיגיטאליות (מתוקשבות). אך כניסתו של עובד חדש לארגון היא לא רק עניין טכני עבורו, ולכן חשוב מאוד כי בכל תהליך של קליטת עובד חדש יהיה גם מגע אנושי. על כן הימנעו מתוכניות לימוד דיגיטאליות בהם יש רצף ארוך, אף אחד לא היה רוצה לבלות את הימים הראשונים שלו בארגון, תקוע אל מול מחשב-לבד. צרו הזדמנויות למידה אנושיות משולבות עם יחידות למידה דיגיטאליות.
חוק מספר 4 –
מנטור טוב הוא לא "מי שפנוי" – צרו תוכנית מנטורים אשר תכשיר את האנשים הנכונים (אלו המעוניינים בכך והם "אנשים של אנשים") ללוות את העובדים החדשים בימים הראשונים שלהם בארגון. הגדירו היטב את תפקידו של המנטור ותעברו איתו על תהליך קליטת עובד חדש בארגון. הדגישו בפניו כיצד, כמנטור, הוא משתלב בתהליך ומה החשיבות שייקח בו חלק פעיל. צרו קבוצת מנטורים בארגון אשר מקבלת על כך הערכה והכרה ודאגו לתחזק את המיומנות שלהם. וודאו שיש לכם מספיק מנטורים מכל יחידה בהתאם לכמות הקליטות הצפויה. אל תתפתו פשוט לשבץ את מי שפנוי כי בבחירת האנשים הנכונים -אתם יכולים להרוויח פעמיים, גם תהליך חניכה טוב יותר עבור העובד החדש, וגם חיזוק תחושת הערך והשייכות של המנטור.
חוק מספר 5 –
למנהל יש תפקיד חשוב מאוד בקליטת העובד, על כן חשוב ללוות גם אותו בתהליך.
תוודאו כי אתם משוחחים עם המנהל על תהליך הקליטה, ציידו אותו בערכות ונהלי הקליטה ותהליכי היכרות עם הארגון. וודאו כי המנהל מבין מה נדרש ממנו על מנת להקל ולייעל את תהליך הקליטה של העובד החדש- אך וודאו כי לכל אחד יש מקום להביא לידי ביטוי את הסגנון הניהולי האישי שלו. נצלו את הזמן של המנהל להעברת ידע אישי, ולא ידע תיאורטי שיכול לעבור היטב גם בעזרת למידה דיגיטאלית (מתוקשבת). עזרו ליצור הזדמנות לשיחה משמעותית בין המנהל והעובד הדבר יועיל לכל הצדדים גם בקליטה לארגון וגם בטווח הארוך.
רוצים לעצב חווית קליטת עובד ייחודית ואפקטיבית?
נשמח לשתף אתכם מהניסיון שלנו בעיצוב תהליכי Onboarding של החברות המובילות במשק